روش نوشتن نامه رسمی انگلیسی (و نمونه نامه رسمی)

برای این که در امتحان زبان انگلیسی خود بدرخشید، بسیار مهم است که هر بخش را به خوبی بفهمید و به خوبی پاسخ دهید. نامه نوشتن یکی از موضوعاتی است که تاثیر زیادی روی نمره کلی شما دارد. بنابراین باید خودتان را به خوبی آماده کنید . نمونه های مختلفی را به اندازه کافی تمرین کنید تا نمره شما در این قسمت یک نمره کامل باشد. اغلب دانش آموزان بین فرمت های دو نوع نامه رسمی و غیررسمی سردرگم می شوند. علاوه بر این که هر دو نامه برای اهداف متمایزی به کار می روند، با این حال ممکن است فرمت های آن هم با یکدیگر متفاوت باشد. به همین دلیل بسیار مهم است که در مورد فرمت هر دو نامه اطلاعات کامل داشته باشید و خودتان را آماده کنید . بنابراین در این پست به شما کمک می کنیم که خودتان را در این زمینه ارتقا دهید و حرفه ای شوید.

نامه رسمی و غیررسمی چیست؟

بیایید نگاهی به بعضی از تفاوت های مهم بین انواع نامه های رسمی و غیر رسمی بیاندازیم:

نامه رسمی	نامه غیر رسمی
برای اهداف تخصصی یا تجاری نوشته می شود	معمولا برای اهداف شخصی پیش نویس می شود
به طور کامل از لحن رسمی در نوشتار استفاده می شود	استایل و سبک نوشتار نامه به صورت احساسی یا معمولی در این نوع نامه نوشتن رایج است
باید دقیق و کاملا به هدف اشاره داشته باشد	نامه های غیر رسمی می توانند طولانی باشند
مثال– مشتری ها، دانشگاه یا آموزشگاه	مثال– دوستان یا خویشاوندان

نوشتن نامه رسمی: فرمت و نمونه

زمانی که در حال نوشتن یک نامه رسمی هستید، بسیار مهم است که فرمت آن را بدانید و سپس فرمت نامه را کاملاً تخصصی نگه دارید. انگار که این نامه برای اهداف رسمی نوشته می شود و حتماً مشکلات تخصصی را در نامه بیان کنید . در چنین حالتی باید از فرمت نوشتاری نامه رسمی استفاده کنید.

• آدرس ارسال کننده: آدرس کامل و دقیق ارسال کننده را در قسمت بالا و سمت چپ بنویسید.
• تاریخ: حتما تاریخ را زیر آدرس بنویسید.
• آدرس دریافت کننده: آدرس صحیح دریافت کننده حتماً باید شبیه به آدرس ارسال کننده به طور دقیق نوشته شود.
• موضوع: اساسا این موضوع یک خلاصه یک خطی از مشکلی است که قرار است در نامه به آن اشاره کنید. باید بسیار خلاصه در حد یک خط نوشته شود.
• سلام و احوالپرسی: به یاد داشته باشید که این یک نامه رسمی است و باید تشریفات نامه کاملا رسمی و احترام آمیز باشد. مثلاً می ‌توانید از کلماتی مثل Sir یا Madam استفاده کنید.
• بدنه نامه: مهم ترین بخش از نامه، بدنه نامه می باشد. می توان این محتوا را به دو یا سه پاراگراف برای هر قسمت از جزئیات تقسیم کنید که باید رسمی و اشاره کننده به نکته مورد نظر باشد.
• امضا: زمانی که می خواهید نامه را ببندید ، می توانید از عبارت ‘yours faithfully’ استفاده کنید و سپس نام خود را در انتها بنویسید.

برای این که شک شما در مورد نوشتار نامه برطرف شود ، در این قسمت نمونه ای از یک نامه رسمی را مشاهده می کنید:

موضوعات نامه رسمی

ممکن است دلایل مختلفی برای نوشتن یک نامه رسمی وجود داشته باشد که این دلایل شامل موارد زیر هستند:

• درخواست مرخصی به دلیل بیماری
• درخواست مرخصی به دلیل ازدواج
• درخواست  مرخصی به دلیل بچه دار شدن
• نامه استعفا
• نامه ملاقات
• نامه پیشنهاد شغلی
• نامه شکایت
• نامه تجاری

فرمت نامه رسمی

فرمت عمومی نامه رسمی به شکل زیر است:

فرمت نامه رسمی در CBSE

در  CBSE آزمون جامع علوم پایه یا موضوعات دانشگاهی و علمی باید نامه رسمی با فرمت زیر اعمال شود . این نوع نامه رسمی با فرمت مشابه باید توسط دانشجویانی دنبال شود که تحت نظر این هئیت تحصیل می کنند.

نامه رسمی استعفا

نامه استعفا یک نامه رسمی است که کارمند آن را به مدیر خود در صورت تمایل برای استعفا برای یک دلیل خاص می نویسد که فرمت آن به شکل زیر است:

نمونه نامه رسمی (اشاره به یک مشکل)

نمونه نامه رسمی در این قسمت آورده شده است که توسط ویرایشگر یک روزنامه نوشته شده و به مشکلاتی که آن ها با آن مواجه هستند، اشاره می‌ کند و در روزنامه به آن تاکید می شود و توجه مسئولین را جلب می کند.

نامه دعوت رسمی (Invitation letter)

نامه دعوت برای دعوت از افرادی به یک مراسم خاص نوشته می‌شود. بعضی از نمونه های آن:  دعوت بالا دستی به  یک مراسم تودیع و معارفه در دانشگاه، از طرف کمپانی برای دعوت کردن جشن سالگرد شرکت، دعوت برای یک ملاقات یا یک کنفرانس و غیره می باشد. نوشتار نامه دعوت به شکل زیر است.

سایر نمونه های خاص

فرمت نامه رسمی به ویرایشگر روزنامه در انگلستان

C-512, Shyam Colony

New Delhi

[Date] 28th March 2020

The Editor,

Hindustan Times

New Delhi

Subject –Frequent Breakdown of Water Supply in Shyam Colony.

Sir

I want to bring the kind notice of the authorities, through your prestigious newspaper, the fact that the water supply in the Shyam colony, Delhi is not regular. Sometimes, the supply of water is late and many children have to go to school without taking a bath. Sometimes water supply is unfit for drinking purpose as it is not clean have small larvae in it which cause great trouble to people.

I hope the concerned authorities will look into the matter and take corrective steps.

ThankingYou

Yours Faithfully

Tanuj

فرمت نامه رسمی  برای شکایت کردن از یک روزنامه در انگلستان

S-220, Ram Nagar

Alwar

[Date] 28th March 2020

The Editor,

The Times of India

Alwar

Subject – Complaining about environmental pollution by vehicles.

Sir

Through the column of your esteemed newspaper, I would like to draw the kind attention of the authorities and public to the growing menace of environmental pollution by vehicles.

Due to the pollution, the temperature is increasing day by day which disturbs the environmental balance. It harms us in many ways.

To cure this Ecofriendly vehicles and fuel should be used and make vehicles more efficient.

Thanking You

Yours Truly

Dharam Raj

فرمت نامه رسمی به مجمع ناحیه ای در انگلستان

RHB Jawahar Nagar,

New Delhi

[Date] 28th March 2020

The District Collector

New Delhi

Subject – Poor condition of roads and the increasing number of road accidents.

Sir

The condition of roads in Jaipur city is very poor in our area. There are potholes in the roads. In some places even the road is missing. The roads have become uneven too.

As per police records, the cases of accidents are increasing day by day. This has also increased the maintenance of vehicles. This problem can be solved by taking some necessary steps if taken timely.

Hoping for the prompt action.

Thanking You

Rajesh Kumar

President

Citizen Welfare Fund

نامه رسمی به ویرایشگر هندوستان تایمز در انگلستان

۱۷ Janta Colony

Jaipur

[Date] 28th March 2020

The Editor

Hindustan Times

Jaipur

Subject – The problem of unemployment and suggestion for tackling it.

Sir

The problem of unemployment has baffled the minds of the rulers as they ruled in India. Long queues of our young generation are waiting outside the government office to seek white-collar jobs. It is the result of gross neglect of education and a lack of a far-sighted policy to govern and direct it.

A beginning can be made by providing technical education to those who show an aptitude for it. An infrastructure should be built for marketing the products produced in these industries.

Those who are interested in and show an aptitude for literacy pursuits should be allowed to seek admission to a college. The way the problem of unemployment among the educated young men can be tackled to some extent.

Thanking You

Yours Truly

Ram Singh

فرمت نامه رسمی به مجمع ناحیه ای در انگلستان

۲۴, Laxmi Nagar

Jaipur

[Date] 28th March 2020

The Collector

Jaipur

Subject – Disturbance caused by loudspeakers.

Sir

Respectfully I beg to say that I am living at Laxmi Nagar in Jaipur. My exams are so near; some people are playing their loudspeakers very loudly. This disturbs many students including me in our locality. Our hard work will result in less if this continues. So I request you to control them and give strict orders to them.

Kindly take immediate action to control this problem of loudspeakers.

Thanking You

Yours Faithfully

Mohan

ترفند های تخصصی و حرفه ای کردن کار نهایی

بعضی از راهکار ها و ترفند های مهم هستند که باعث می شود نامه تجاری شما تخصصی تر به نظر برسد:

تصحیح: بسیار مهم است یکبار از اول تا آخر بعد از کامل شدن نامه را بخوانید. هر گونه خطایی مانند غلط املایی، علامت ‌گذاری و یا گرامری را اصلاح کنید. نامه می ‌تواند بسیار عالی ارائه شود اما به شرطی که هیچ گونه خطایی در آن مشاهده نشود. همچنین می توانید از یک نفر بخواهید که این نامه را دوباره بخواند و اگر چیزی را جا انداخته بودید به شما یادآوری کند .

ضمیر های شخصی: حتی نامه های تجاری نیز از ضمایر شخصی استفاده می کنند. هنگام ارجاع دادن به خودتان یا فرد دریافت کننده در کل نامه از ضمایر شخصی استفاده کنید: I am contacting you in regards to, We appreciate your kind consideration . همیشه باید برای ارجاع دادن به خودتان از “I” و ارجاع دادن به دریافت کننده از “you” و ارجاع دادن به کمپانی یا سازمان از “we” استفاده کنید.

طول نامه: به یاد داشته باشید زمانی که یک نامه تجاری می‌نویسید، باید آن را خلاصه و کاملا مرتبط با نکته اصلی نگه دارید. زمان در نامه های تجاری بسیار مهم است و هیچ کس نمی ‌خواهد مدام زمان زیادی را سپری کند تا به آن چیزی که می خواهید اشاره کنید، اشراف پیدا کند. جملات خود را کوتاه و تخصصی نگه دارید و از رسمی بودن بیش از حد استفاده نکنید که قطعا نامه شما را برای خواندن طولانی و خسته کننده می کند.

مرتبط با نکته اصلی: همانطور که پیشتر هم گفتیم، زمان در تجارت بسیار ارزشمند است و هیچ‌ کس نمی ‌خواهد زمان طولانی را صرف خواندن یک نامه کند. پس این گونه تصور نکنید که فرد دریافت کننده می تواند مدام تمام خطوط نامه شما را بخواند. پس باید از یک راهبرد مستقیم استفاده کنید و بیش از حد موضوع را بسط ندهید و طولانی نکنید. از نام های عمومی یا نام های مبهم استفاده نکنید. دقیقا به همان چیزی که می‌خواهید اشاره کنید تا به نتیجه مورد نیاز خود برسید.

به آن ها نشان دهید که چه چیزی ارائه می دهید و دقیقا چه می خواهید: یکی از چیز هایی که باید به یاد داشته باشید، بسته به نوع نامه ‌ای که می نویسید، این است که خیلی به خودتان توجه نکنید. منظور ما این است نامه شما باید روی چیزی که می توانید به دریافت کننده پیشنهاد دهید، متمرکز باشد. مثلاً نامه درخواست شغل یا پیشنهاد خدمات که در آن باید به دریافت کننده چیزهایی را بگویید که می ‌توانید به آن ها پیشنهاد دهید و آن ها را به یک فرد منحصر به فرد تبدیل کنید.

واژگان و اصطلاحات راحت: اصطلاحات و واژگانی استفاده کنید که فهم آن برای همه افراد راحت است. بیش از حد از واژه های تخصصی یا تکنیکی استفاده نکنید که فرد مقابل را سردرگم می ‌کند و هدف نامه را به هم می ‌ریزد . استفاده از تعداد کلمات زیاد و سخت می تواند نامه شما را از حالت تخصصی خارج کند.

فونت نامه: حتماً به نوع فونتی که هنگام نوشتن نامه تجاری استفاده می کنید، دقت کنید. استفاده از فرم دقیق همراه با یک فونت غلط، قطعا نامه شما را به هم می ریزد و باعث می شود که از حالت تخصصی خارج شود. اکثر تجارت ها فونت Ariel یا Times New Roman Font با سایز ۱۲ را ترجیح می‌ دهند.