روش نوشتن نامه اداری انگلیسی +نمونه فرمت نامه
در این مقاله به شما کمک می کنیم که با نامه اداری و رسمی آشنا شوید و ببینید که ساختار صحیح آن چگونه است. همچنین راهکارهایی را در اختیار شما قرار می دهیم که در نوشتن این نامه به طور صحیح به شما کمک می کند.
زمانی که نامه رسمی و اداری می نویسید، لحن نامه باید جدی و رسمی باشد. دانش آموزان اکثراً به نوشتن نامه های رسمی برای برنامه های رسمی و اداری خود نیاز دارند. اغلب هم مستاصل می مانند که چگونه نامه رسمی بنویسند.
نامه های رسمی و اداری عموماً به مقامات مختلف، ناحیه ها ادارات و دانشگاه ها ارجاع داده می شود. زمانی که یک نامه رسمی می نویسید، باید دقت کافی داشته باشید و مطمئن باشید که آن را شخصی نکرده اید. همچنین باید به نکته مورد نظر در نامه تمرکز کنید. دقیقا به آن ها بگویید که می خواهید چه چیزهایی را بدانند و اطلاعات خود را مستقیما به اشتراک بگذارید. همچنین نامه شما باید اطلاع دهنده باشد و تمام نوشتار با یکدیگر مرتبط باشند.
نامه های رسمی یک بخش مورد نیاز برای یک زندگی آکادمیک می باشند. مثلاً زمانی که می خواهید به یک معلم نامه بنویسید یا در مورد چیزی از مسئولین شکایت کنید، یا چیزی را درخواست بدهید، باید کاملا از عبارت رسمی استفاده کنید .
نامه رسمی (اداری) و غیررسمی چیست؟
بیایید نگاهی به بعضی از تفاوت های مهم بین انواع نامه های رسمی و غیر رسمی بیاندازیم:
| نامه رسمی | نامه غیر رسمی |
| برای اهداف تخصصی یا اداری نوشته می شود | معمولا برای اهداف شخصی پیش نویس می شود |
| به طور کامل از لحن رسمی در نوشتار استفاده می شود | استایل و سبک نوشتار نامه به صورت احساسی یا معمولی در این نوع نامه نوشتن رایج است |
| باید دقیق و کاملا به هدف اشاره داشته باشد | نامه های غیر رسمی می توانند طولانی باشند |
| مثال– مشتری ها، دانشگاه یا آموزشگاه | مثال– دوستان یا خویشاوندان |
نوشتن نامه اداری: فرمت و نمونه
زمانی که در حال نوشتن یک نامه اداری هستید، بسیار مهم است که فرمت آن را بدانید و سپس فرمت نامه را کاملاً تخصصی نگه دارید. انگار که این نامه برای اهداف اداری نوشته می شود و حتماً مشکلات تخصصی را در نامه بیان کنید . در چنین حالتی باید از فرمت نوشتاری نامه اداری استفاده کنید.
- جزئیات مخاطب ارسال کننده (نام و نام خانوادگی شما، شماره تماس و آدرس)
- تاریخ
- نام و آدرس دریافت کننده
- ادای احترام (معمولا عبارت Dear Sir/Madam یا کلمه Dear و نام طرف)
- بدنه اصلی (۲ یا سه پاراگراف -در پاراگراف اول خودتان را معرفی کنید در دومی جزئیات و دلیل نوشتن نامه را بگویید و در سومی نتیجه گیری و اینکه دقیقا چه چیزی می خواهید)
- بستن نامه (معمولا عبارت Regards یا Thanks)
- پیوست / ضمیمه (اگر هست)
- نام و امضای شما
برای این که شک شما در مورد نوشتار نامه برطرف شود ، در این قسمت نمونه ای از یک نامه اداری را مشاهده می کنید:
موضوعات نامه اداری
ممکن است دلایل مختلفی برای نوشتن یک نامه اداری وجود داشته باشد که این دلایل شامل موارد زیر هستند:
- درخواست مرخصی به دلیل بیماری
- درخواست مرخصی به دلیل ازدواج
- درخواست مرخصی به دلیل بچه دار شدن
- نامه استعفا
- نامه ملاقات
- نامه پیشنهاد شغلی
- نامه شکایت
- نامه تجاری
فرمت نامه اداری
فرمت عمومی نامه اداری به شکل زیر است:
فرمت نامه اداری آکادمیک (دانشگاهی علمی)
در نامه آکادمیک و علمی با موضوعات دانشگاهی و علمی باید نامه اداری با فرمت زیر اعمال شود . این نوع نامه اداری با فرمت مشابه باید توسط دانشجویانی دنبال شود که تحت نظر این هئیت تحصیل می کنند.
۱۰۰ عبارت پرکاربرد در ایمیل های زبان انگلیسی که حتماً باید بدانید!
نامه اداری استعفا
نامه استعفا یک نامه اداری است که کارمند آن را به مدیر خود در صورت تمایل برای استعفا برای یک دلیل خاص می نویسد که فرمت آن به شکل زیر است:
نمونه نامه اداری (اشاره به یک مشکل)
نمونه نامه اداری در این قسمت آورده شده است که توسط ویرایشگر یک روزنامه نوشته شده و به مشکلاتی که آن ها با آن مواجه هستند، اشاره می کند و در روزنامه به آن تاکید می شود و توجه مسئولین را جلب می کند.
نامه دعوت رسمی (Invitation letter)
نامه دعوت برای دعوت از افرادی به یک مراسم خاص نوشته می‌شود. بعضی از نمونه های آن: دعوت بالا دستی به یک مراسم تودیع و معارفه در دانشگاه، از طرف کمپانی برای دعوت کردن جشن سالگرد شرکت، دعوت برای یک ملاقات یا یک کنفرانس و غیره می باشد. نوشتار نامه دعوت به شکل زیر است.
نکته های تکمیلی
۱-حتماً از یک لحن مناسب استفاده کنید
هنگام نوشتن نامه رسمی نباید از زبان عامیانه استفاده کنید. زبان شما باید تخصصی و کاملاً اشاره کننده به نکته مورد نظر باشد. از اسلنگ ها و زبان خیابانی استفاده نکنید. مودبانه و احترام آمیز صحبت کنید.
۲-همیشه دقیق باشید
بیش از حد نامه را از هدف اصلی دور نکنید. دقیقا با نکته ای که هنگام شروع اشاره کرده بودید، ادامه دهید. اولین پاراگراف باید هدف نامه را مشخص کرده باشد. کلام خود را تا جای ممکن کوتاه و ساده نگه دارید.
۳- فرمت نامه باید با دقت رعایت شود
فرد دریافت کننده در صورت صحیح نبودن فرمت نامه آن را جدی نمی گیرد. همچنین باید ساختار استاندارد فرمت نامه را رعایت کنید. به فرمت نامه ای که می نویسید توجه کنید و مطمئن باشید که همه چیز کاملاً واضح و دقیق است.
۴-یادتان نرود که اشتباهات را اصلاح کنید
تصحیح کردن یک مرحله ضروری برای یک کار ادبی بی نقص می باشد. اگر نامه رسمی می نویسید، حتماً باید قدرت اصلاح اشتباهات هم داشته باشید. دوباره و دوباره نامه را بخوانید و اگر انتخاب بهتری برای کلمات داشتید، آن ها را اعمال و جایگزین کنید.
اگر چه دانش آموزان باید چند تکلیف را به طور همزمان انجام دهند، به همین دلیل اگر در مدیریت زمان برای نوشتن نامه رسمی به شکل تخصصی مشکل دارید ، از یک نفر دیگر هم کمک بگیرید.
