روش نوشتن ایمیل به انگلیسی (رسمی و غیررسمی با مثال)

در ادامه سری جذاب آموزش های زبان انگلیسی، در این پست نحوه نوشتن نامه و ایمیل به زبان انگلیسی و بطور اصولی را به شما آموزش می دهیم. در این آموزش به کمک مثال، هم حالت رسمی و هم غیررسمی در نگارش نامه و ایمیل را به شما یاد خواهیم داد. بدلیل حساسیت این موضوع و اشتباهات موجود در وب سایت های ایرانی دیگر در این زمینه، این مطلب را بادقت و برگرفته و چکیده از ۴ منبع معتبر Myenglishteacher, Englishlive, Thoughtco و Nmu  تدوین کردیم.

ایمیل حرفه ای در زبان انگلیسی (رسمی وغیررسمی)

بسیاری از دانشجویان و اساتید، بازرگانان و … کار ارتباطات را به کمک ایمیل انجام می دهند، برای این کار:

۱- با سلام شروع کنید

برای این کار، اگر طرف ایمیل با شما دوست صمیمی است، از Dear Ali (کلمه Dear باضافه نام کوچک طرف مقابل) شروع کنید. اگر رابطه شما رسمی است باید بعد از کلمه Dear نام خانوادگی او را تایپ کنید (Dear Mrs. Mohammadi).

اگر نام یا نام خانوادگی طرف تان را نمی دانید با یکی از عبارت های زیر شروع کنید:

• To Whom it may concern (به مسئول زیربط …)
• Dear Sir/Madam (خانم یا آقای عزیز..)
• Thank you for your email (yesterday/ of 12 May) (از ایمیلی که دیروز فرستادید تشکر می کنم – دیروز / ۱۲ می)
• Thanks for your email this morning/earlier/yesterday/on Monday/last week) – از ایمیل شما که امروز صبح/ پیشتر/ دیروز/ دوشنبه/ هفته گذشته فرستادید متشکرم.
• Thanks for your quick reply./ Thanks for getting back to me so quickly. – از پاسخی که سریع ارسال کردید متشکرم/ از این که سریعاً جواب ایمیل من را دادید متشکرم.
• Thanks for your call this morning/ the information about/ your interest in/ your help with / your hospitality in … به معنای: از تماس تلفنی تان/ اطلاعاتی که به من دادید/ توجهی که نشان دادید/ کمک تان/ مهمان نوازی تان/ … متشکرم.
• Thanks for sending me/ for contacting me about/ for attending/ asking us about/ informing us/ giving us feedback on/ inviting me to/ talking to me about… به معنای: از ایمیلی که ارسال کردید/ برای ارتباطی که برقرار نمودید/ از توجه تان / برای آگاه کردن ما از…/ برای ارسال بازخوردتان به ما درباره ی …./ برای دعوت ما به …./ برای صحبت هایی که در مورد موضوع…. انجام دادیم/ و…. تشکر می کنم.

۲- از گیرنده تشکر کنید

این مرحله را فقط زمانی انجام دهید که یک مشتری، یا متقاضی در باره شرکت شما یا خدمات شما سوالی دارد. برای این کار بعد از مرحله ۱ باید از عبارت Thank you for contacting ABC company (ممنون که با شرکت ABC ارتباط برقرار کردید).  اما اگر مشتری نبود و برای یک نفر ایمیلی فرستادید و او به شما پاسخ داد، از یکی از این دو عبارت استفاده کنید:

• Thank you for your prompt reply (بابت پاسخ سریع تون متشکرم)
• Thanks for getting back to me (ممنون که پاسخ دادید)

آغاز کردن ایمیل با موضوع ایمیل

• I am writing to you in connection with/ with regards to/ regarding/ concerning… آنچه به شما ارسال می شود در ارتباط با موضوع… / با توجه به … / مربوط به … / درباره ی …. می باشد.
• I’m writing (in order) to ask/ to enquire/ to confirm/ to check/ to inform you/ to follow up on/ to let you know/ to tell you/ to thank you/ to invite you to/ to update you on/ to announce that/ to ask for a favour/ to… این ایمیل به منظور درخواست … / برای پرسش از… / برای تأیید… / برای بررسی…/ به منظور آگاهی شما / به دنبال …/ به منظور مطلع کردن شما از… /برای بیان موضوع…. / به منظور سپاس گزاری / به منظور دعوت از شما / به منظور به روز رسانی اطلاعات تان در مورد / به اطلاع می رساند که / برای ارائه ی پیشنهاد… / به منظور …. به شما ارسال می شود.
• (This is) just a quick note to say… این ایمیل یادداشتی کوتاه فقط برای اطلاع رسانی …. است
• As promised/ As we discussed, I’m writing to send you/ to… همان طور که وعده داده شده است/ همان طور که تصمیم گیری نمودیم این ایمیل به منظور … برای شما ارسال می شود.
• I’m writing (to you) because I have just found out that/ because I thought you’d like to know that/ because I need/ because… این ایمیل را برای شما ارسال می کنم زیرا دریافتم که…./ زیرا فکر کردم مایلید بدانید که … / زیرا باید … / زیرا …..
• Sorry to write out of the blue, but… این عبارت یک اصطلاح انگلیسی است که زمانی که سر زده و بدون پیش بینی قبلی جایی می روید (یا ایمیلی ارسال می کنید) می توانید از آن استفاده کنید

نکته: آغاز کردن ایمیل با برقراری ارتباط اجتماعی/ دوستانه

• hope you had a good weekend/ a good evening/ a good trip (to…)/ a good time/ a good holiday/ a good break/ a good… امید است که آخر هفته خوبی را گذرانده باشید/ عصر خوبی را سپری کرده باشید/ سفر خوبی به … را تجربه کرده باشید/ اوقات خوشی را بگذارنید/ تعطیلات خوبی را پشت سر گذاشته باشید/ ….
• How’s it going?/ How are things?/ How’s life?/ How are you doing? حالتان چطور است؟ / اوضاع چطور است؟ / حالتان چطور است

۳- هدف نامه و متن اصلی را بنویسید

اگر مرحله ۲ را داشتید که مرحله ۳ را بعد از تشکر انجام دهید. اگر نه، بعد از مرحله ۱ مستقیم به سراغ این مرحله بیایید. هدف تان از نوشتن ایمیل را اینجا بگویید. هدف شما ممکن است: درخواست چیزی باشد، پیشنهاد کمک باشد، انتقاد باشد، عذرخواهی باشد و …

خود بنده این بخش را با معرفی خودم و ذکر شغل و محل کارم شروع می‌کنم. البته منظورم از معرفی، زندگی‌نامه نیست؛ بلکه معرفی خودم در یک جمله کوتاه است. به عنوان مثال، متن اصلی را با جمله‌ای مثل:

• My name is Vahid Damanafshan, an instructor of mathematics at the Kermanshah University of Technology, Kermanshah, Iran

شروع می کنم. و سپس حرف اصلی را میزنم:

مثلا …I am writing to enquire about (این ایمیل را می نویسم چون سوالی در زمینه … دارم) یا مثلا …I am writing in reference to (این ایمیل را در ارتباط با … می نویسم)

و بلافاصله بعد از استفاده از این عبارت ها، به سراغ توضیحات اصلی بروید و بطور کوتاه و واضح متن اصلی را بنویسید.

عبارت های کاربردی برای بدنه اصلی ایمیل

ذکر فایل های پیوست شده/ ذکر اطلاعاتی که در بخش های دیگر آمده است.

• (For your reference,) please find the information/ the document/ some data/… attached. (به عنوان مرجع) لطفاً به اطلاعات/ اسناد/ داده ها / …ی پیوست شده توجه کنید.
• Please see (the information/ the website/ the diagram/ the…) below (for more details/ for…). لطفاً (برای جزئیات بیشتر) اطلاعات/ وبسایت/ دیاگرام که در زیر آمده است؛ ببینید.
• If you look at the first line/ bullet point/ paragraph/ section/ page of… (below), you will see that… اگر به خط/ پاراگراف/بخش/ صفحه ی … (زیر) نگاهی بیندازید؛ خواهید دید که…
• the parts in bold/ in red/ in green/… are my comments/ are my boss’s feedback/ are the changes in the second draft/ are… بخش مشخص شده به صورت بولد/ با رنگ قرمز/ با رنگ سبز/… نظرات من/ بازخورد رئیس مان بوده و تغییرات در پیش نویس دوم / …. هستند.
• I’ve pasted in…. below./ I’ve copied in…. below./ I’ve put a copy of… below. من …. را در زیر الصاق کرده ام/ …. را در زیر کپی کرده ایم/ یک کپی از …. را در ادامه آورده ام.
• I’ve attached…/ … is attached. من فایل …. را پیوست کرده ام/ فایل…. پیوست شده است.

۴- متن نزدیک به اختتام یا پایان ایمیل را بنویسید

قبل از اینکه ایمیل خود را بصورت کامل به اتمام برسانید مودبانه است که یک بار دیگر از طرف خود برای خواندن ایمیل تشکر کنید. مثلا Thank you for your patience and cooperation (بخاطر صبر و همکاری شما سپاسگذارم) یا مثلا می توانید بجای تشکر مجدد، اطمینان حاصل کنید که طرف شما، متن را متوجه شده است یا با هم توافق کرده اید: I look forward to hearing from you (منتظر پاسخ شما هستم)

۵- ایمیل را تمام کنید

به پایان بردن به صورت معمولی

بعد از نوشتن ایمیل، با یکی از عبارت های مودبانه زیر (به معنای با احترام هستند) ایمیل را به اتمام برسانید:

• Best regards   با تشکر از توجه شما
• Sincerely   با احترام
• Thank you   متشکرم
• Best wishes بهترین آرزوها
• All the best با بهترین آرزوها

به پایان بردن صحبت زمانی که به جواب نیاز دارید

• I look forward to hearing from you (soon)./ (I’m) looking forward to hearing from you (soon). مشتاقانه منتظر پاسخ تان هستم (به زودی)/ مشتاقانه در انتظار پاسخ تان هستم
• Please let me know if that’s okay/ if that is acceptable with you/ if that sounds okay/ if you can/ if you can help/ if you need an extension/ if you need to reschedule/ if… اگر این موضوع مشکلی ندارد/ اگر این مسئله از نظر شما قابل قبول است/ اگر همه چیر خوب به نظر می آید/ اگر می توانید کمک کنید/ اگر نیاز به توضیح اضافی دارید/ اگر نیاز به تغییر زمانی برنامه ریزی دارید با ما در میان بگذارید.

به پایان رساندن پیام با پیشنهاد برقراری ارتباطات بیشتر در صورت نیاز

• (In the meantime) if you need any more information,…/ If you require any further information (about/ in order to/ before you/ to help you…/…)/ If you need any more info/ Need more info,… (درعین حال) اگر نیاز به اطلاعات بیشتری دارید،… / اگر جزئیات بیشتری را (در مورد موضوع…./ به منظور …./ قبل از اینکه ….. / برای کمک به شما در موضوع….) می خواهید بدانید/ اگر باید اطلاعات بیشتری به دست آورید/ نیاز به اطلاعات دیگری دارید/…
• if you have any (more) questions (about…),…/ Any more Qs,… اگر سؤالات بیشتری(درباره ی ….) دارید/ اگر سؤالات دیگری دارید….

به پایان بردن صحبت با ذکر کردن ملاقات (حضوری) بعدی

•  I look forward to seeing/ meeting you then.منتظر دیدارتان هستم. در آینده دیداری خواهیم داشت.
• see you on Monday/ on…/ next week/ next…/ then. روز دوشنبه/ هفته آینده/ در آینده/ سپس یکدیگر را خواهیم دید.
• hope we have the chance/ opportunity to meet again soon. امیدوارم شانس/فرصت ملاقات یکدیگر را داشته باشیم

دیگر عبارت های به پایان رساندن ایمیل با ذکر ارتباطات بعدی بین شما

• speak to you soon/ then/ on Monday/ on… : به زودی/دوشنبه آینده/ در آینده/ با شما صحبت خواهد شد.

به پایان رساندن پیام برای درخواست ها (بزرگ)

• Thanks/ Thank you (in advance). متشکرم/ (پیشاپیش از زحمات تان) تشکر می کنم
• Cheers ممنونم
• Any help (at all/ you can offer me)/ Any feedback you can give me (on this)/ Any assistance (you could give me in this matter) would be greatly appreciated/ would be highly appreciated/ would be much appreciated/ would be gratefully accepted.  از هیچ نوع کمکی که می توانید داشته باشید؛ دریغ نکنید/ هر فیدبکی را می توانید به من انتقال دهید/ازهر کمکی که می توانید در این موضوع به ما بکنید، پیشاپیش قدردانی می کنم/ پیشاپیش قدر دانی می شود/ بسیار قدردانی می کنم/ با سپاس و قدردانی بسیار پذیرفته خواهد شد.

به پایان بردن صحبت با عذرخواهی/ پاسخ به شکایات

• I hope that is acceptable with you./ (I) hope that is okay (with you). امیداوم این موضوع را بپذیرید/ امیدوارم با این مسئله مشکلی نداشته باشید.
• once again, please accept our apologies for any inconvenience caused/ for the inconvenience caused/ for the delay/ for … مجدداً از هر مزاحمت/ناراحتی که برای تان ایجاد کرده ایم عذر خواهی می کنیم/ برای تأخیر رخ داده پوزش می طلبیم.
• Thanks for your patience./ Thank you for your patience. از صبوری تان / از شکیبایی شما کمال تشکر را داریم.

به پایان رساندن پیام با پیام های اجتماعی و دوستانه

• Have a good evening/ day/ weekend/ holiday/ vacation/ break/ trip/… عصر / روز / آخر هفته / تعطیلات /
• Thanks again (for all your help/ for the info/ for bringing this matter to my attention/ for…)اوقات/ سفر/ خوبی داشته باشید.

دیگر روش های به پایان رساندن پیام

• hope that helps. امیدوارم این موضوع کمک کننده باشد.
• sorry I couldn’t be more help. از این که نمی توانم کمک بیشتری بکنم متأسفم
• hope that answers all your questions/ that’s clearer now/ that’s some help/ that meets with your approval/ that… : امیدوارم تمام پرسش های شما را پاسخ داده باشم/ امیدوارم موضوع روشن تر شده باشد/ امیدوارم این موضوع کمک کننده باشد/ امیدوارم تأیید شما را به دست آوریم.

جملات مکالمه ای کاربردی برای به پایان رساندن ایمیل ها

• Best regards با بهترین آرزوها
• Sincerely (yours) ارادتمند شما

راه های متفاوت نوشتن نام تان در انتهای ایمیل

• Alex
• Alex Case
• Alex Case (Mr) (آقای)
• A.M.Case (Mr)

نکته: برای نامه های غیر رسمی فقط نکته ۱ و ۳ لازم است. بقیه مراحل اختیاری هستند.

چند نکته کاربردی

• موضوع ایمیل حتماً به صورت دقیق قید شود. زیرا عدم درج موضوع باعث ابهامات بیشتر خواهد شد
• از جملات ساده استفاده کنید. پیچیده نویسی یکی از معایب ایمیل نویسی است
• مخاطب خودتان را بشناسید (برای یک استاد دانشگاه ایمیل می نویسید یا یک دوست صمیمی؟)
• باید مسائل ویرایشی من جمله نقطه گذاری، بزرگ و کوچک نوشتن حروف و اصول نگارشی را رعایت کنید.
• باید از نوع کلام آگاهی کامل داشته باشید. این که آیا شما میخواهید حرفتان را به صورت مستقیم بزنید یا این که به صورت غیرمستقیم.
• همیشه فضای ایمیلتان را مثبت نگه دارید

 چندین مثال از ایمیل های رسمی (برای بزرگنمایی کلیک کنید)